Las herramientas digitales han facilitado, tanto el hecho de que podamos trabajar desde casa, como la colaboración de equipos remotos a gran escala.
El número de personas que trabajan ahora desde casa ha aumentado drásticamente en la última década (más aún en el último año) y el modelo híbrido de trabajo o, totalmente virtual, ha sido adoptado por cada vez más empresas ante la nueva realidad.
Sin embargo, el teletrabajo conlleva su propio conjunto de retos; uno de estos es la de superar la brecha comunicacional que se crea al no existir la posibilidad de discutir proyectos cara a cara.
¿Qué solución han implementado las organizaciones ante este problema?
Herramientas digitales.
Zoom es una de las plataformas de videoconferencia y streaming más usadas, que incluso ahora se utiliza como sinónimo de conectividad:
“¿Nos conectamos en zoom?”
“¿Saltamos a un zoom?”
“¿Vamos a un zoom?”
Esta, y otras frases, ya advierten de una tendencia que llegó para quedarse.
Ahora, al igual que las reuniones presenciales, las virtuales (sin importar la plataforma en que se lleven a cabo) también deben tener estructura. Si no, serían igual de improductivas que una presencial en la que se espera resolver un problema, plantear un plan o cronograma de trabajo, pero se termina sin llegar a algo concreto.
La fatiga zoom.
El uso de nuevas y mejores herramientas digitales trae como consecuencia nuevos retos.
En el caso de Zoom, se trata de un problema de “exceso de uso”, y es que ahora, la gran mayoría de equipos remotos espera “saltar a un zoom” cada vez que hay un problema o situación que, en muchos casos, puedo haber sido resuelta por email o por un simple chat.
En su reciente estudio sobre productividad, Atlassian establece que las “pointless meetings” o reuniones inútiles están quitando a los trabajadores remotos y freelancers “más del 60% de sus horas productivas durante el día”.
Según este estudio, mientras dura la reunión, los participantes:
– Sueñan despiertos (91%)
– Duermen (39%)
– No pueden intervenir por la cantidad de personas hablando al mismo tiempo (45%)
– Están haciendo otras cosas (73%)
– Y este no es el único problema.
La falta de productividad debido a los numerosos “zooms” no solo es cuestión del tiempo innecesario que consumen, sino también de la fatiga que causan en cada participante y del tiempo que deben emplear luego de la reunión para enfocarse de nuevo en la tarea que estaban haciendo.
La fatiga zoom (zoom fatigue) también puede ocasionar:
– Falta de concentración pre y post reunión.
– Interrupción del proceso creativo
¿Cuál es entonces la forma de contrarrestar todos estos efectos sin dejar de utilizar las herramientas que facilitan el trabajo remoto?
El Laboratorio de Interacción Virtual Humana de la Universidad de Stanford sugiere:
1. Crear una estructura antes de cada reunión: con una agenda punto por punto que establezca qué se va a tratar, por qué y el resultado final.
2. Reducir el número de reuniones que se tienen durante el día.
3. Normalizar las llamadas sin video: está comprobado que durante las reuniones de zoom, las personas necesitan dividir el enfoque que dan a la imagen y al audio. Por esta razón, muchas veces prestan atención a lo que ven y no tanto a lo que dicen.
Una solución sería solo compartir pantallas y no encender la cámara.
1. Explorar métodos alternativos de comunicación: llamadas telefónicas, correos, chats, todas pueden en muchos casos sustituir una videollamada y lograr el mismo (o incluso, mejor) resultado.
Contrarrestar el efecto zoom al igual que el trabajo remoto, debe ser un trabajo colaborativo en el que cada miembro de un equipo participe y establezca qué es lo que mejor funciona para cada uno y lo que no, y así puedan llegar a un consenso que los beneficie a todos.
Solo a través de la comunicación, el teletrabajo hallará una forma de sostenerse como metodología definitiva de trabajo y no como una tendencia pasajera.
