Lo más importante para ser productivo es saber distinguir entre los distintos tipos de tareas, para saber qué debe hacerse primero.
¿Cuántas veces te encuentras con que empiezas una tarea que, al final, resulta no ser tan importante o urgente? ¿No sería bueno que supieras de antemano cómo diferenciar una de la otra?
La matriz de Eisenhower es una estrategia para priorizar las tareas en función de la importancia y la urgencia de su realización dividiéndolas en cuatro cuadrantes:
1. Urgente-Importante (Debe hacerse de inmediato)
2. No urgente-Importante (Debe planificarse para hacerse)
3. Urgente-No importante (Delegarlo)
4. No urgente-No importante (Eliminarlo de la lista).
En este artículo te decimos cómo construir tu propia matriz de Eisenhower, y recomendaciones a la hora de hacerlo:
¿De dónde proviene la Matriz de Eisenhower?
Fue desarrollada en los años 50 por Dwight D. Eisenhower, presidente número 34 de los Estados Unidos, quien priorizaba acciones y estrategias en base a importancia y urgencia.
Hace décadas que esta matriz es utilizada por directivos y líderes de todo el mundo, siendo su idea básica, clasificar las tareas según su urgencia e importancia en cuatro cuadrantes.
¿Cómo construir tu propia matriz de Eisenhower?
Toma un papel y divídelo en 4 partes y comienza a escribir tus tareas del día/semana:
1. Primer cuadrante (tareas importantes/urgentes): el trabajo urgente es aquel que debe realizarse lo antes posible. Es importante porque tiene una fecha límite y su prioridad es clara. Las tareas urgentes suelen ser sensibles al tiempo y también pueden implicar problemas o crisis. Algunos ejemplos son los problemas, las emergencias o los cambios de planes/necesidades.
2. Segundo cuadrante (tareas importantes/no urgentes): en este cuadrante es importante crear una lista de aquellas tareas que son importantes, pero no se necesitan de inmediato. Son tareas que deberían resolverse luego de las del primer cuadrante, aquellas que son esenciales para crecer y mejorar.
3. Tercer cuadrante (No importante/Urgente): este tipo de tareas son aquellas que puedes delegar a otros, cosas que no necesiten de tu supervisión, etc.
Reuniones, llamadas, diligencias, lo importante es definir qué puedes quitar de tu lista, pero que igual debe llevarse a cabo.
4. Cuarto cuadrante (no importantes/no urgentes): aquí toca colocar las tareas que no aportan nada, ni a largo, ni a corto plazo. Cosas que restan a tu productividad y que por lo tanto deberías eliminar de tu lista
Recomendaciones para usar la matriz de Eisenhower.
Como para toda herramienta de planificación y gestión del tiempo, hay mejores prácticas que nos ayudan a sacar mejor provecho de esta:
– No sobrecargues los cuadrantes de tareas. Limita cada uno a no más de 5.
– Evita procrastinar.
– Siempre analiza lo que es prioridad y lo que no.
Al final, lo único que pide la Matriz Eisenhower es que seas sincero contigo mismo sobre lo que es urgente y lo que es importante.
Si atender una tarea no es urgente y no es importante, reprográmala o incluso elimínala de tu lista de tareas.
El objetivo de esta matriz no es garantizar que todas las tareas realizadas sean importantes. Se trata de garantizar que todas las tareas importantes se realicen en algún momento del día. Así que, antes de decidirte a pasar otro día de trabajo en un frenesí en el que consigues todo menos lo más importante, intenta delegar o automatizar (en la medida de lo posible).
