Los ladrones de tiempo están en todas partes, desde actividades personales hasta laborales.
Los ladrones del tiempo son aquellos que te impiden hacer las cosas que importan. Acechan en forma de distracciones, postergación, etc., y dedicamos tanto tiempo a estos, que nuestra concentración, productividad, rendimiento y vida en general, comienzan a verse afectados en gran medida.
La realidad sobre los ladrones de tiempo, es que se presentan porque así lo hemos permitido, incluso de forma inconsciente y es necesario actuar para saber por qué no estamos viendo nuestros proyectos finalizados, porque hasta las tareas más sencillas, tardan tanto para hacerse.
Y así como somos responsables de permitir que estos “ladrones de tiempo” se lleven horas que pudiésemos estar empleando en actividades importantes, de la misma forma somos responsables de corregir nuestra conducta y cambiar estos malos hábitos por unos más saludables que nos permitan emplear el activo más valioso que tenemos, de mejor manera.
¿Qué son los ladrones de tiempo?
¿Te has parado a pensar en cuánto tiempo perdemos a diario en actividades que a simple vista parecen inconsecuentes?
- ¿Cuántas veces te pasas 5 minutos esperando a que se cargue el vídeo?
- ¿O 20 minutos (que pueden convertirse en horas) haciendo scroll infinito en tu feed de Instagram?
- ¿O intentando recuperar la concentración luego de una interrupción?
- ¿O conectado a una videollamada que bien pudo haber sido un email?
Los ladrones del tiempo son este tipo de actividades que nos restan productividad tanto en nuestra vida profesional, como en nuestra vida personal y nos hacen pensar que una jornada laboral de 8 horas ya no es suficiente, que no nos queda tiempo para invertir en nosotros, que siempre debemos estar trabajando o que el cansancio es una norma.
Este pobre manejo del tiempo da paso a otros síndromes como el burnout, el síndrome del impostor y cualquier otra condición que nos haga dudar de nuestras capacidades para pensar, resolver y generar soluciones ante ciertos retos.
¿Cómo evitar los ladrones de tiempo?
Evitar los ladrones es posible, en tanto identifiquemos cuáles son. Esto nos dará una base sobre la que podremos actuar para evitarlos o manejarlos de forma más efectiva. Veamos los más comunes:
Ladrones de tiempo externos
Que sean externos no significa que no podamos hacer nada para controlarlos. Por el contrario, sí podemos controlar cómo reaccionamos ante cualquier acción que nos involucre como:
1.- Interrupciones
Tanto como si trabajas desde casa, como si lo haces desde una oficina, las interrupciones de familiares, compañeros de trabajo en forma de preguntas, llamadas, solicitudes de ayuda, etc., pueden robarte tiempo que podrías dedicar a concentrarte en la actividad que estés haciendo.
El blog de productividad Workmeter en su Estudio Anual de Gestión del Tiempo, determinó: “62,01 minutos se invierten cada día entre el número de pausas que realizamos y el tiempo que necesitamos para volver a concentrarnos en aquello que estábamos haciendo.”
¿Cómo evitarlas?
Hazle saber a tu familia/compañeros de trabajo, que durante ciertas horas del día no estarás disponible y que eviten en lo posible, tocar la puerta, entrar a pedirte algo, etc.
Si trabajas en una oficina abierta, coloca un aviso en tu escritorio que advierta a quien vaya a interrumpir, sobre tu disponibilidad durante ese tiempo.
2.- Reuniones
Si bien son necesarias para establecer prioridades, discutir proyectos con clientes, etc., también pueden convertirse en ladrones de tiempo si se hacen mal.
Para evitar que esto pase, procura:
1.Darle estructura a cada reunión: pautar una hora de inicio y fin, servirá que en un tiempo estimado se traten todos los puntos necesarios.
2.Programarlas con tiempo: si hay necesidad de reuniones diarias, prográmalas o pide que se programen a una hora fija, así los participantes (incluyéndote) dejarán ese espacio libre y no se ocuparán con otras tareas.
3.Motivo: establece el contenido de la reunión antes de programarla, así todos sabrán de qué se va a hablar, por qué y para qué. Coloca en el asunto de la reunión el tema a tratar y en las notas, los bullets a tratar y pide a todos que lleven sus preguntas. Luego envía la invitación.
3.- Urgencias
Se presentan todo el tiempo. Sin embargo, al analizarlas nos damos cuenta que no son en realidad urgencias, sino el resultado de falta de planificación, mala toma de decisiones, errores que no se corrigieron, etc.
Para evitar a este ladrón de tiempo, intenta:
- Programar tus tareas con tiempo y pedirle a los demás que hagan lo mismo.
- Respetar fechas límites y pedir que respeten las tuyas.
Ladrones de tiempo internos
A estos ladrones de tiempo bien podemos controlarlos y lo lograremos siempre y cuando practiquemos buenos hábitos de organización todos los días.
1.- Falta de organización
Cuando no hay organización, el tiempo se te escapa entre los dedos decidiendo qué vas a hacer antes y después, qué es prioritario y que no, pasando de una tarea a otra más “urgente”.
Para esto es importante que organices tu lista de tareas al iniciar el día, lleves una agenda clara de objetivos y te apegues en lo posible a esta.
2.- Procrastinar
Aplazar tareas que te dan tedio, no entiendes o consideras muy difíciles, solo te generará estrés y culpabilidad por tenerlas pendiente.
Ante esto, lo mejor es que seas firme con el cumplimiento de tus obligaciones y ataques primero aquello que te cueste más en vez de postergarlo.
3.- No saber decir “no”
La sobrecarga de actividades es uno de los ladrones de tiempo más comunes.
Sucede por muchas razones: inseguridad, miedo a que te consideren incapaz, miedo a decepcionar, miedo a que prescindan de tus servicios, etc.
Trabajar para superar estas ansiedades es la clave para evitar perder tiempo y dedicarte a actividades que sí deberías estar haciendo.
Ahora que conoces los ladrones del tiempo y cómo están afectando tu productividad, puedes empezar a crear los hábitos que te ayuden a evitarlos o manejarlos mejor.
