5 tips para gestionar una crisis en la oficina y evitar que afecte la productividad

Las crisis son situaciones prácticamente cotidianas en el ámbito laboral. Ya sea por un conflicto con clientes, proveedores o simplemente entre los colaboradores y los líderes, lo cierto es que son más normales de lo que se cree.

De cualquier forma, lo importante es que no afecte la productividad ni el cumplimiento de tareas. También, que no interrumpan el flujo de procesos dentro de la organización ni fuera de ella. 

Mucho se ha dicho sobre cómo solucionar crisis laborales dentro de la oficina. A pesar de que no existe una fórmula predeterminada, si hay ciertos tips que ayudarán a gestionarla sin que causen daños colaterales:

1. Trabajar en equipo y con una figura de líder.

Cuando se atraviesan crisis en la oficina es normal que los colaboradores se sientan frustrados, confundidos, nerviosos, estresados y fatigados. 

Esto ha hecho que las crisis no se manejen de la manera correcta y en lugar de dar una solución efectiva, termine por interrumpir y afectar los procesos y hasta la reputación de la organización.

¿Qué hacer? Primero que todo, trabajar en equipo. Esto es clave para la solución efectiva de la crisis. Trabajando en equipo se pueden delegar tareas, funciones y que cada miembro se ocupe de un aspecto específico que contribuya a una solución eficaz.

Además, se fortalece la identidad de los colaboradores con la empresa, aumenta la productividad y la conciencia de equipo. Es decir, se fortalece el pensamiento colectivo de todos los colaboradores y se disminuye la individualidad. 

Por otro lado, se debe contar con un buen líder que tenga la capacidad de dirigir correctamente al equipo. De hecho, esta persona tendrá la responsabilidad de organizar y motivar el trabajo en equipo en función de dar una solución a la crisis.

Hay que tomar en cuenta que la mayoría de las crisis perduran más de lo habitual. Además, son la causa de un gran estrés, situaciones de tensión, desánimo, descontrol y frustración. 

Por ese motivo, el líder debe ser capaz de mantener la calma del equipo en todo momento aun cuando todo alrededor esté fuera de control. Adicionalmente, debe ser capaz de ayudar al equipo a encontrar una solución trabajando codo a codo con cada uno de los miembros. 

2. Informar y comunicar.

Es de vital importancia mantener la comunicación dentro del equipo durante todo el proceso de crisis. En efecto, hay que evitar informar cuando la crisis ya haya iniciado o incluso, cuando haya terminado.

La clave es hacer reuniones con todo el personal para mantenerlos actualizados sobre el tema. La intención es no solamente dar instrucciones previstas sino también, que todos colaboren para dar fin a la crisis.

Ciertamente, este tipo de situaciones promueve las reuniones de emergencia e imprevistas. Sin embargo, se deben planificar encuentros en donde se aclaren dudas y preguntas que surjan en relación al estado de la crisis. 

3. Mantener la motivación intacta.

En situaciones de crisis es normal que exista tensión y estrés. En consecuencia, podría interrumpir el rendimiento y la productividad del equipo y finalmente, contribuir a que la situación de crisis empeore.

Para evitar esto, lo primero que se debe hacer es mantener la empatía. En este aspecto el líder es una figura clave ya que calmará al equipo y motivará para seguir trabajando en pro de una solución. 

Preguntar cómo se sienten, cómo enfrentan la crisis, qué expectativas tienen con respecto a la situación es clave para que los colaboradores se sientan escuchados y tomados en cuenta.

Estar al tanto del apoyo que necesitan todos los miembros del equipo es clave para mantener la motivación.

Por otro lado, es normal que el líder también se sienta desanimado y frustrado en torno a la situación. No obstante, debe tener la capacidad de manejar asertivamente sus emociones y servir de ejemplo al resto del equipo.

Probablemente se vea en la necesidad de estar un momento a solas, respirar y saber drenar sus emociones. Pero en todo momento debe ser pilar del grupo y mantener una postura correcta ante la situación de crisis. 

4. Nombrar un vocero.

Este es uno de los puntos más importantes a la hora de enfrentar una crisis correctamente. Puede que por la premura del momento o de la gravedad de la situación, el líder, gerente o encargado, enfrente de forma solitaria la crisis y el manejo del grupo.

Sin embargo, llegará un momento en donde debe delegar funciones. Para ello, es fundamental nombrar un vocero que se encargue de comunicar mensajes claves al resto del equipo en momentos en los que el líder no pueda.

Por ejemplo, es probable que se den escenarios en donde el líder deba permanecer con el equipo comunicando un mensaje, pero al mismo tiempo atendiendo un aspecto con respecto a la crisis.  

En este caso, el vocero podría transmitir el mensaje a los colaboradores mientras que el líder pueda atender lo urgente. Además, hay que considerar que el vocero es quien comunicará a los medios y redes sociales las conclusiones de la crisis.

5. Tener un plan después de la crisis.

Tener un plan de acción para después de la crisis es fundamental para mantener todo en orden. Probablemente los procesos se hayan visto afectados por la situación, por ende, hay que tener una planificación que ayude a llevar todo a la situación inicial o al menos, lo más parecido posible.

Hay que aprender a convivir con las crisis en la oficina. Lo verdaderamente importante, es mantener la calma siempre y trabajar en equipo para que la productividad y los procesos de la organización se mantengan lo más ordenados posibles.