7 ideas para monitorear un proyecto a distancia sin caer en la procrastinación

Para que el trabajo remoto sea realmente productivo, debe tener un desarrollo y monitoreo diferente al que se hace normalmente en el trabajo presencial. El motivo, es evitar que la procrastinación afecte los objetivos planteados.

Esto aplica también para la gestión de proyectos vía trabajo remoto. Ciertamente, cuando se gestiona un proyecto de manera presencial también hay riesgo de que los objetivos no se cumplan.

Sin embargo, cuando se trata del monitoreo y gestión de los proyectos desde la distancia, los riesgos aumentan sobre todo a causa de la procrastinación.

Por ese motivo, existen 7 ideas efectivas que, si se llevan a cabo estratégicamente, ayudarán a manejar un proyecto a distancia sin necesidad de ceder a la procrastinación o a otro riesgo similar. 

Determinar mecanismos de monitoreo a distancia

Parece obvio, pero hay colaboradores que fallan en este punto. Lo primero que se debe hacer antes de comenzar a manejar un proyecto desde el trabajo remoto es establecer mecanismos para su monitoreo.

Por ejemplo, se deben planificar herramientas efectivas que permitan el seguimiento constante. Es decir, herramientas digitales de fácil manejo que permitan la comunicación y monitoreo fluidos. 

Algunas de estas herramientas pueden ser Asana, Trello, Slack, entre otras. 

Identificar a los responsables 

Uno de los aspectos que impiden el monitoreo de un proyecto vía remoto es no saber a ciencia cierta cuáles son los colaboradores responsables que participarán activamente. 

Por consiguiente, es necesario identificar a aquellos colaboradores que son responsables del proyecto y descartar los que no participarán. Al tener esto claro, la comunicación directa fluye y se facilita el seguimiento de objetivos y su posterior alcance.

Repartir tareas y delegar en caso de que sea necesario

La procrastinación se ha convertido en el principal enemigo del trabajo remoto. No obstante, si existe la capacidad de delegar, contar con un segundo al mando o simplemente, cuando se conocen las tareas que están ejecutando cada uno de los colaboradores, se evita enormemente procrastinar.

Lo importante, es saber repartir las tareas entre los colaboradores responsables y evitar hacer tareas que no corresponden. Por ejemplo, tareas de diseño son inherentes al departamento de diseño, tareas de contenido pertenecen al departamento de comunicaciones, etc. 

En último lugar, saber cuándo es necesario delegar. A veces, se cree que una persona puede gestionar varias tareas, sin embargo, es mejor delegar y evitar el multitasking para que el cumplimiento de objetivos del proyecto se logre al 100%. 

Pautar reuniones periódicamente 

Uno de los errores más comunes a la hora de monitorear un proyecto a distancia es la ausencia de reuniones periódicas para su gestión. Las reuniones son extremadamente importantes ya que, de esta forma, se va identificando el avance del proyecto y su posterior ejecución.

Lo fundamental es organizar reuniones semanales, o cada tres días para hacer el seguimiento constante y velar por el cumplimiento de los objetivos. 

Facilitar los procesos

Se trata de brindar las herramientas necesarias para que todos los involucrados en el proyecto lleven a cabo sus labores sin que se retrase ningún proceso. Por ejemplo, al ser vía remota es importante asegurar que todos tengan una buena conexión a internet, que tengan bien delimitadas sus tareas y que, además, cuenten con el equipamiento necesario para cumplir con sus labores.

En muchas organizaciones existe cierta dificultad a la hora de monitorear proyectos vía remota porque no hubo una preparación previa de todos los procesos para llevar a cabo las tareas necesarias. 

Permitir la flexibilidad

Si bien es cierto, la disciplina es necesaria y fundamental a la hora de manejar un proyecto a distancia, se debe permitir cierta flexibilidad en ocasiones que así lo ameriten. 

Por supuesto, teniendo siempre en cuenta un plan b que permita el cumplimiento de objetivos aun en los casos en donde existan retrasos o inconvenientes.

Tener un plan b

Este punto se conecta con el anterior. El motivo, es que el plan b en sí es una excelente forma de monitorear exitosamente proyectos a distancia.

Por esa razón, hay que tener un plan b para todo. Pensar en las posibles crisis y planificar lo más posible su impacto sin que se afecten los procesos o el cumplimiento de objetivos del proyecto. 

Algunas recomendaciones finales para monitorear exitosamente proyectos a distancia:

• Tener una lista clara de los objetivos que se tienen que cumplir, eliminar los que ya se alcanzaron y proyectar los que se desean lograr.
• Desarrollar la comunicación asertiva con todos los colaboradores que estén participando en el proyecto. La fluidez comunicacional es clave para garantizar el cumplimiento de metas.
• Aprovechar al máximo las reuniones de estatus del proyecto. De esto dependerá que se ejecuten las acciones necesarias para culminar el proyecto exitosamente. 

Monitorear eficazmente proyectos a distancia es posible siempre y cuando se cumpla la planificación. Pero también, siguiendo esta serie de consejos que ayudarán a no ceder a la procrastinación y a cumplir con los objetivos planteados.