En el ámbito organizacional es fundamental usar herramientas de gestión que permitan una planificación y monitoreo de tareas efectivo. También, que brinden la posibilidad de programar tareas a lo largo de un período específico.
Una herramienta de este tipo es el diagrama de Gantt. Se trata de un instrumento que permite una fácil y práctica visualización de todas las tareas necesarias dentro de un proyecto.
Además, ayuda a realizar el seguimiento y control necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa y hacer que esta aumente su rentabilidad en el futuro.
Para entender el diagrama de Gantt y aplicarlo con éxito, es necesario conocer aspectos clave sobre esta herramienta:
¿Qué es el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt, o también llamado “el gráfico de Gantt” es un sistema de coordenadas que tiene dos ejes fundamentales. En primer lugar, el eje vertical en donde se ubican tareas a realizar desde el principio hasta el fin de cada proyecto.
En segundo lugar, el eje horizontal en donde están ubicados todos los tiempos estimados para llevar a cabo estas tareas.
De esta forma, y en función a los tipos de actividades y tareas que constituyen el proyecto, cada uno de los valores que se encuentran en el eje horizontal deberán ser definidos en horas, días, semanas, meses, semestres o en años.
Luego, se va asignando a cada una de las tareas un segmento rectangular que indique el estatus de su progreso y el tiempo que resta para la culminación de la misma.
Por ese motivo, se recomienda asignar un color diferente a aquellas tareas críticas o muy importantes del proyecto. Así, se diferencian del resto y se establece un orden de prioridad para este tipo de tareas.
El diagrama de Gantt permite ver con mayor eficacia, cómo va el progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Incluso, reproduce gráficamente las tareas, la duración de estas y la secuencia que deben seguir para su finalización.
En pocas palabras, el diagrama de Gantt es una herramienta que sirve como calendario general de un proyecto. Y a partir de ahí, brinda la posibilidad de introducir cambios cuando sea necesario sin que esto afecte el manejo efectivo de las tareas a realizar.
Esta herramienta fue creada por Henry Laurence Gantt en los inicios del siglo XX y ha sido utilizado por miles de organizaciones en todo el mundo.
¿Cómo funciona el diagrama de Gantt?
Debido a la posición dentro del diagrama, cada una de las acciones quedan vinculadas entre sí.
Asimismo, el inicio de una tarea que depende de la finalización de una anterior, se verá representado mediante un enlace del tipo fin-inicio, inicio-fin.
Además, se reflejan aquellas tareas cuyo desarrollo se da de forma paralela a otras. De esta manera se le asigna a cada una los recursos necesarios para que se culminen plenamente.
Beneficios del diagrama de Gantt
Entre los beneficios más destacados del diagrama de Gantt se encuentran:
- Simplifica la visualización de tareas representando cada una de sus etapas y acciones.
- Permite ver el progreso del proyecto en un solo lugar.
- Ayuda a administrar eficazmente el recurso económico y humano del proyecto.
- Reduce la posibilidad de que se produzca algún problema relacionado a la programación de tareas.
- Ayuda a identificar los puntos críticos, tareas más importantes y oportunidades de mejora.
- Permite priorizar las tareas desde la más relevante hasta las de menor trascendencia.
- Sus ejes pueden actualizarse en cualquier momento, esto le da flexibilidad y una mejor adaptación a asuntos que surgen a última hora.
- Brinda la posibilidad de anticipar crisis y tener un plan de acción para solucionarlas sin que se afecten las etapas del proyecto ni los resultados finales.
- Puede hacerse manualmente, pero también con aplicaciones digitales, incluso, con Excel.
- Permite monitorear al proyecto en tiempo real y hacer cambios con anticipación.
- Se puede usar en cualquier departamento de la empresa, desde marketing, recursos humanos y finanzas, hasta en los departamentos de ventas, atención al cliente, entre otros.
¿Quiénes pueden usar el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt está diseñado para que inicialmente sean los líderes de proyectos y directores los que gestionen la herramienta. Sin embargo, cualquier colaborador es capaz de usar este instrumento para medir el progreso de un proyecto.
De hecho, el diagrama de Gantt resulta sumamente útil dentro del flujo comunicacional de la organización. Como resultado, garantiza que la información entre departamentos sea clara y eficaz.
Esta herramienta puede ser usada fuera del ámbito laboral. Incluso, es frecuentemente usada en la formación y entrenamiento de líderes de proyectos, gerentes, directivos y emprendedores.
También es usado en la educación, tecnologías de la información, sector de la construcción y en el deportivo.
El diagrama de Gantt forma parte de esas herramientas fundamentales dentro de cualquier empresa. Por consiguiente, se hace necesario el conocimiento de los aspectos clave antes mencionados para aplicarlo correctamente en el desarrollo de cualquier proyecto.
