En el trabajo y fuera de él, la planificación de tareas es una manera efectiva de dar prioridad a lo que debes hacer durante tu día a día. La intención, es identificar en qué orden debes realizar tus actividades para evitar dejar tareas sin completar.
Ahora bien, en el ámbito laboral, es aún más importante. Se trata de la vía más eficaz de cumplir con todo lo pautado en función de alcanzar los objetivos y metas propuestas.
De esta forma, la planificación efectiva de tareas debe verse como un aspecto más allá de cumplir con la jornada laboral. Más bien, es una manera de fomentar la productividad, cumplir con las metas y contribuir al desarrollo de la organización.
Sobre todo, en el proceso de planificación de un proyecto. En este caso, es fundamental saber organizarse para cumplir a cabalidad con toda la lista de tareas y diversas misiones que se deben completar en relación al proyecto.
Existen ciertas claves fundamentales que permiten planificar tareas efectivamente:
1. Identificación de necesidades.
Este es y debe ser obligatoriamente el inicio de toda planificación de tareas. Hay que considerar que todo parte de la identificación específica de todas las necesidades en torno a una o varias tareas, o en su defecto, en relación a un proyecto.
De esta forma, se pueden determinar, por ejemplo, las etapas en que se divide un proyecto o una tarea específica. Además, también permite hacer una proyección de todas las actividades necesarias para cumplir con los objetivos y, en consecuencia, con una meta final.
2. División de tareas.
En la cotidianidad laboral, siempre surgen tareas bastante complicadas y difíciles de completar. Sin embargo, esto no implica que no se puedan cumplir o que se deban posponer.
¿Cómo atacar una tarea complicada? Sencillo, haciendo una división de esa gran tarea en un número de sub-tareas sumamente difíciles. Seguidamente se dividen estas sub-tareas en otro pequeño grupo de actividades más duras y, por último, este grupo dividirlo en acciones complejas.
Este procedimiento debe repetirse cuantas veces sea necesario hasta completar la tarea mayor. Se debe tener en cuenta que, para asegurar la visibilidad de una meta, las tareas deben hacerse más asequibles y menos temerosas.
Otra ventaja de hacer una división de tareas es que facilita la estimación de otros aspectos que influyen en el cumplimiento de otras tareas o de una meta final. Estos aspectos van desde costos y tiempo, hasta recurso humano y la gestión de riesgos.
Para comenzar a dividir las tareas grandes eficazmente, se puede comenzar por una sub-tarea que se pueda realizar fácilmente. Finalmente, ir de manera sucesiva hasta lograr trabajar en la tarea más grande.
3. Organización, planificación y distribución del trabajo.
Se trata de tres acciones que se deben trabajar en paralelo y tomadas de la mano. El motivo, es que de las tres depende la consecución final de una tarea.
Muchas personas cometen el error de trabajarlas por separado y al final, el resultado nunca es el esperado.
Además, son tres acciones fáciles de manejar. Por ejemplo, existen herramientas y estrategias que ayudan a realizar cada una de ellas.
Tal es el caso de Asana. Una plataforma que está diseñada para la colaboración y ejecución de tareas siguiendo este esquema: primero se organiza la tarea, con sus insumos, material y recursos necesarios. Luego se planifica, colocando una fecha límite de entrega y por último de distribuye a uno o varios colaboradores que se encargarán de completarla.
4. Identificación de métodos más idóneos para realizar las tareas.
Muchas personas fallan en su planificación de tareas porque a pesar de tener las necesidades bien identificadas, una división de tareas eficaz, y una organización productiva, no determinan correctamente los métodos ideales para completar las tareas.
Cada tarea tiene su propio método de ejecución. Lo verdaderamente importante es encontrar cada método para una o varias tareas específicas y con esto garantizar que se cumplan todas a cabalidad.
5. Realizar seguimiento constantemente.
Una de las claves más importantes para realizar una planificación de tareas efectiva es verificar que la planificación se está cumpliendo. De esta manera se puede determinar si las proyecciones realizadas fueron adecuadas o si necesitaron de esfuerzos y recursos adicionales para completarlas al 100%.
Para facilitar el seguimiento de las tareas planificadas se recomienda un cuadro de mando integral que permita medir el estatus de cada una de las tareas en cuestión. Por supuesto, el objetivo de hacer seguimiento es también modificar lo que sea necesario y eliminar lo que no está dando resultado.
Son muchos los métodos, herramientas y plataformas que permiten una planificación y gestión de tareas de forma eficaz. Solo es cuestión de poner en práctica estas claves, combinarlas con los métodos que mejor funcionen y adaptarlos a cada caso para garantizar una consecución de metas y cumplimiento de objetivos.
