Si constantemente dedicas más tiempo del necesario a terminar tareas o es difícil para ti o tu equipo saber el progreso de un proyecto, ya tienes un método a tu disposición que te ayudará a manejar cada uno de forma efectiva.
Kanban es un método japonés que significa «señal visual» y se ha creado para gestionar proyectos de manera eficiente, y para que las personas y equipos controlen su flujo de trabajo y hagan seguimiento de su progreso en relación con las tareas de otros.
Kanban hace uso del principio de limitar el trabajo en curso (WIP) visualizándolo y comunicándolo, así te te olvidas de las tareas que faltan, de las duplicadas, de las no planificadas, etc., y te enfocas en la que tienes enfrente.
La herramienta perfecta para gestión de proyectos.
Esta herramienta de gestión de proyectos es fácil de usar y puede ser utilizada por:
– Dueños y gerentes de empresas
– Gestores de proyectos y colaboradores
Aquí se definen todas las fases de realización de las tareas, cuáles son sus prioridades, da soporte en el proceso de realización, así como también durante la planificación, la finalización y la entrega de resultados.
En pocas palabras, Kanban hace que su flujo de trabajo sea más fácil de controlar (e incluso de escalar).
Kanban: 4 principios básicos + reglas.
Hay 4 pilares y 3 reglas básicas que rigen este método.
Principios del método Kanban:
1. Puede implementarse inmediatamente y en cualquier organización.
Dada su simplicidad, Kanban puede utilizarse en cualquier tipo de organización, con pocos o ningún cambio en la estructura existente.
2. Se centra en pequeños cambios que contribuyen a la evolución global del proyecto.
El método Kanban está diseñado para mejorar continuamente los procesos y ver evolución a lo largo del tiempo realizando cambios incrementales.
Fue ideado así por la cantidad de inconvenientes que genera la resistencia al cambio, sin contar la ansiedad, miedo e incertidumbre, mismos que también pueden afectar el resultado final de un proyecto.
3. Respeta roles, responsabilidades y cargos actuales.
Kanban es un método que no requiere cambios en las funciones, responsabilidades o puestos existentes, y en cambio, busca asignar a cada quien responsabilidades basados en experiencia, rol, entre otros.
Pero Kanban también conecta distintas tareas y cargos, buscando que las personas escalen sus propias responsabilidades y encuentren oportunidades para explorar otras áreas.
4. Fomenta el liderazgo.
El liderazgo no es exclusivo para los gerentes o directivos de una organización.
Kanban impulsa el liderazgo en tareas diarias y resalta la importancia de que cada empleado tenga una mentalidad de mejora continua para lograr un rendimiento óptimo a nivel de equipo, departamento o empresa.
Reglas:
1. Visualizar: mirar un tablero general con todas las tareas en un proyecto y así ver cómo avanzan a cada etapa hasta completarse.
2. Limitar: en cada fase de un proyecto, debe limitarse el número de tareas asignadas, para que así, cada responsable pueda centrarse en finalizar las tareas y completar la fase, en vez de pensar en lo siguiente que debe hacerse.
3. Medir: saber el tiempo que se lleva cada tarea, así como el que toma mostrar el resultado final al cliente, permitirá mejorar continuamente y automatizar procesos.
Ventajas del método Kanban
Kanban es un método de gestión y una estructura organizativa para los procesos empresariales y la productividad personal.
Las principales ventajas de este método son:
– Aumentar el rendimiento centrándose en la calidad.
– Promueve la colaboración eficaz al permitir la comunicación y fomentar el espíritu de equipo.
– Analizar y mejorar el flujo de trabajo en una organización.
– Priorizar, centrarse en una cosa a la vez y llegar a un punto en los involucrados en el proyecto no se sientan abrumados por las exigencias del trabajo.
– Completar al 100% los proyectos y no dejar espacios vacíos o panoramas sin considerar, esto por lo efectivo del método para centrarse en los detalles.
– Reduce los tiempos de espera tanto para la organización como para el cliente final.
– Garantiza una alta utilización de los recursos disponibles como aplicaciones, software, habilidades, entre otras.
Kanban es una forma eficaz y eficiente de mejorar el flujo de trabajo de tu organización o pequeño negocio para garantizar que crezca y mejore con el tiempo.
