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Radiografía de las reuniones laborales: ¿Cuáles son las realmente importantes?

Existen diversidad de reuniones con objetivos diferentes. Por un lado, aquellas que son solicitadas por directivos y/o gerentes, y por otro, las que son demandadas por los empleados u otro departamento dentro de la organización.

Muchas de ellas, tienen un objetivo concreto. Otras, simplemente no cumplen con los requisitos de productividad o pierden su objetivo y no llegan a conclusiones fructíferas. 

Por ese motivo, se hace necesario realizar una radiografía a las reuniones laborales para determinar su productividad y eficacia. ¿Cuáles son realmente importantes y cuáles no?

Para comenzar, las reuniones productivas son:

Reuniones de ritmo

Son las que se realizan periódicamente para crear una rutina organizacional en función de alcanzar con los objetivos establecidos a corto, mediano y largo plazo. Son bastante organizadas y bien definidas con antelación.

Reuniones Ad Hoc

Suelen ser imprevistas debido a que se convocan de manera extraordinaria para resolver algún tipo de situación con un fin específico. No son programadas, pero sí se planifican en el momento.

Son rápidas, no duran más de 30 min, y el objetivo siempre está definido antes de comenzar la reunión. 

Reuniones diarias (daily huddle)

Son reuniones que tienen un carácter netamente informativo y tienen una duración de solo 15 minutos. Se llevan a cabo todos los días y al inicio de la jornada. Las preguntas que se hacen en esta reunión son: ¿qué tareas completamos ayer? ¿qué tareas vamos a completar hoy? ¿cuáles son los obstáculos que posiblemente impidan el progreso?

Por lo general estás reuniones son productivas. Sin embargo, a veces no son necesarias y en su lugar, pueden sustituirse por reuniones semanales o mensuales. 

Reuniones semanales 

También llamadas reuniones tácticas, se hacen a principio o final de semana y por lo general solo participan los responsables de cada departamento. A veces, los empleados pueden participar, pero solo en ocasiones especiales. 

Dependiendo del ritmo de trabajo, las reuniones semanales pueden sustituir a las reuniones diarias. Su duración es de 90 minutos y el objetivo es garantizar que la empresa está cumpliendo con los objetivos planteados y que está encaminada en la dirección y velocidad correctas.

Las preguntas que se hacen acá son: ¿qué hicimos bien la semana pasada? ¿qué hicimos mal la semana pasada? ¿dónde podemos mejorar? ¿tenemos algún tipo de bloqueo? ¿cuáles son las tres prioridades en las que trabajaremos la próxima semana?

Reuniones mensuales (estratégicas)

Pueden llamarse reuniones estratégicas y tienen una larga duración, entre dos y cuatro horas máximo. El objetivo es 100% estratégico y se enfoca en establecer las acciones que ayudarán a completar los objetivos mensuales de la empresa. 

Suelen llevarse a cabo en cada departamento por separado y participan todos los miembros. 

Las reuniones mensuales deben gestionarse correctamente para que puedan ser realmente productivas. El motivo, es que debido a su larga duración pueden perder el rumbo y alejarse de su objetivo principal.

Reuniones anuales (retreats)

Su principal característica es que se llevan a cabo, mayormente, fuera de la empresa. Tienen una duración de un día a la semana y su intención es que todos los colaboradores puedan tener una perspectiva de la visión y dirección de la empresa, y de todos los objetivos que se desean cumplir a corto, mediano y largo plazo.

Asimismo, se establecen los objetivos anuales, se inician los nuevos proyectos y se buscan nuevas oportunidades de negocio. 

¿Cuáles son las reuniones improductivas?

Este tipo de reuniones no son realmente importantes y contribuyen a disminuir la productividad de la empresa. Por ende, se deben evitar a toda costa:

Reuniones one to one 

Son las llamadas “reuniones del momento” o reuniones sin causa alguna. Su nombre “one to one” se debe a que se lleva a cabo solamente entre un colaborador y otro. Además, no hay un líder participando ni algún moderador que gestione la sesión.

Se les considera como una reunión informal sin planificación ni objetivos previos. En sí, son reuniones que dan pie a chismes o situaciones en donde se mal interpretan informaciones importantes. 

Reuniones por cada proyecto

Hay proyectos que, por ejemplo, necesitan de reuniones de ritmo, diarias o semanales, y hay proyectos en los que no hay necesidad de establecer una reunión.

Proyectos pequeños, en donde las metas y acciones a llevar a cabo se planifican mediante instrucciones claras y precisas, no requieren de ningún tipo de reunión. 

Reuniones para discutir o monitorear un solo objetivo

Para que una reunión sea productiva, debe tener como meta la discusión y monitoreo de al menos cinco objetivos en adelante. Por ese motivo, hacer una reunión solamente para discutir un solo punto, se considera innecesaria e improductiva.

En estos casos lo recomendable es gestionar ese punto vía comunicación normal (email o hablando), directamente con el colaborador responsable. 

Las reuniones son sesiones importantes que permiten discutir puntos importantes para la empresa. No obstante, se recomienda tener mucha planificación y objetivos bien planteados para evitar que la reunión se vuelva improductiva y poco importante. 

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